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6.23.2009

司法部、国家档案局关于罪犯、劳教人员档案管理暂行规定

颁布单位:司法部、 国家档案局

第一章 总则

第一条 为了加强对罪犯、劳教人员档案的管理,准确地执行刑罚和法规,做好监管改造和思想教育工作,根据《中华人民共和国劳动改造条例》和《劳动教养试行办法》,制定本规定。
  第二条 罪犯、劳教人员档案是监狱、劳教所执行刑罚和执行劳动教养的法律文书,是罪犯在监管改造期间和劳教人员在劳动教养期间形成的考核、奖惩、年终鉴定、出监(所)鉴定等具有保存价值的执法文书。
  罪犯、劳教人员档案是国家档案的组成部分,做好罪犯、劳教人员档案管理工作是监狱、劳教所和主管部门的重要任务。
  第三条 罪犯、劳教人员档案管理工作受省、自治区、直辖市司法厅(局)、劳改局、劳教局(处)领导和上级司法行政机关档案机构的监督、指导,并接受同级档案行政管理部门的业务监督和指导。
   第四条 各省、自治区、直辖市劳改局、劳教局(处)和监狱、劳教所均应设立档案管理部门,配备相应的档案管理人员。档案管理人员应坚持四项基本原则,认 真执行党和国家的方针、政策,热爱档案工作,忠于职守,具有高中以上文化程度和档案专业知识,并保持相对稳定。档案管理人员参加档案专业技术职务评聘。


第二章 立卷归档

第五条 罪犯和劳教人员在服刑和劳动教养期间应建立单人档案;分正、副卷。
  (一)罪犯(含少年犯)档案分别是:
  正卷:罪犯的刑事判决书、执行通知书、结案登记表、加减刑判决书裁定书、入监登记表、照片(含底片)、监内鉴定等材料。
  副卷:罪犯的有关刑事判决等法律文书的原件或复印件,奖惩考核材料,年终鉴定及不归入正卷的经过查实的材料和正在承办过程中的有关材料。
  (二)在所劳教人员(含少年教养)档案分别是:
  正卷:劳动教养决定书、执行通知书、减期延期和撤销劳动教养决定书等法律文书,入所登记表(含照片、底片、指纹),死亡和出所鉴定等材料。
  副卷:劳动教养所外执行和所外就医呈批表,奖惩、考核、评比、总结、鉴定、坦白检举等材料。
  第六条 罪犯、劳教人员释放、解教、死亡和撤销劳动教养之后,其档案应进行整理,正副卷合并,每个人的档案组成一卷或数卷。其档案材料排列顺序如下:
  (一)罪犯(含少年犯)档案:
  1、刑事判决书、执行通知书、结案登记表;
  2、入监登记表、健康检查表;
  3、罪犯的历史、自传材料和本人重要的反省材料;
  4、对罪犯改造表现的考核、奖惩材料,他人对罪犯的检举揭发并经过查证属实的材料,罪犯年终鉴定表,文化程度技术等级证明材料;
  5、罪犯逃跑、行凶、破坏情况及处理结果等材料;
  6、罪犯正常死亡、工伤情况材料和医院医疗鉴定结论等,罪犯非正常死亡的勘验材料;
  7、对罪犯提出加减刑的呈批材料;
  8、法院的加刑判决书,减刑、假释裁定书;
  9、罪犯刑满释放、假释、保外就医、监外执行材料;
  10、罪犯出监鉴定表,罪犯释放证明书存根;
  11、罪犯的照片、底片、指纹;
  12、有保存价值的其他材料
  (二)劳教人员(含少年教养)档案:
  1、劳动教养决定书、劳动教养通知书、呈批表及劳动教养综合结案材料;
  2、劳教人员登记表,健康检查表;
  3、劳教人员照片、底片、指纹;
  4、劳教人员考核、奖惩材料,年终鉴定表,文化程度、技术等级证明材料;
  5、劳教人员工伤事故处理情况、伤残证明材料;
  6、重要问题的反省检查及坦白检举材料;
  7、劳教人员逃跑、行凶、破坏、犯罪情况及处理结果材料;
  8、延长、减少劳教期限的审批材料;
  9、人民法院行政诉讼裁定、判决书;
  10、劳教人员所外执行、所外就医、试工、试农、试学的审批材料;
  11、劳教人员死亡情况及鉴定结论;
  12、解除劳教审批表、证明书、出所鉴定表;
  13、其他有保存价值的材料。
  第七条 罪犯和劳教人员释放、解教、死亡后,其档案应由狱政处(科)或管理科整理立卷,于次年第二季度前向档案部门归档。
  第八条 罪犯、劳教人员档案卷内有文字的材料右上角(背面左上角)编页号,案卷左侧三孔一线装订。


第三章 档案保管期限


第九条 罪犯、劳教人员档案保管期限分永久、长期、短期三种。短期为二十年以下(含二十年),长期为二十一年至五十年,五十一年以上为永久。
  档案的保管期限应从罪犯、劳教人员释放、解教、死亡的当年算起。
  第十条 永久、长期、短期档案的范围;
  (一)永久保存的档案:
  1、反革命罪犯、原职务相当于县(团)级以上干部的罪犯、重要知名人士(原省、自治区、直辖市以上人大代表、政协委员、劳动模范及各行业知名人士)罪犯的档案材料;
  2、大案、要案的主犯和判处死缓、无期、有期徒刑十五年以上(含十五年)刑事犯的档案材料;
  3、与反革命案件有关的在全国有重大政治影响的、原职务相当于县(团)级以上干部及重要知名人士劳教人员的档案材料;
  4、判决书、决定书、出监(所)鉴定表、释放解教证明书存根,罪犯、劳教人员卡片,档案销毁报告、审批意见书、销毁清册(单);
  5、其他应永久保存的罪犯、劳教人员档案材料。
  (二)长期保存的档案:
  1、判处有期徒刑十四年以下(含十四年)五年以上(含五年)的其他刑事犯的档案材料。
  2、在省、自治区、直辖市内有重大政治影响的劳教人员档案材料;
  3、其他应长期保存的档案材料。
  (三)短期保存的档案:
  1、一般刑事犯判处有期徒刑不满五年的罪犯档案材料;
  2、过失犯罪的罪犯档案材料;
  3、一般劳教人员的档案材料;
  4、其他应短期保存的档案材料。


第四章 档案管理


第十一条 罪犯、劳教人员释放、解教和死亡后,其档案由省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局及所属监狱、劳教所分级集中统一管理,不得分散或随意转移。
  (一)省劳改局档案部门负责管理省、自治区、直辖市的知密犯、重要的反革命犯和重要知名人士的罪犯档案及已撤销的监狱的罪犯档案。
  省劳教局档案部门负责管理省、自治区、直辖市的与反革命案件有关的在全国有重大政治影响的、原职务相当于县(团)级以上干部及重要知名人士的劳教人员档案。
  (二)其余罪犯和劳教人员档案由所在监狱、劳教所档案部门集中管理。
  (三)已将所有释放、死亡的罪犯档案集中到省、自治区直辖市劳改局管理的单位仍维持现状,所属监狱只管在押犯档案。
  第十二条 在押犯和所在劳教人员的档案管理:
  (一)属省劳改局管理的罪犯档案,罪犯在押期间,正卷由劳改局狱政处管理,副卷由所在的监狱管理。
  (二)其余在押犯和全部在所劳教人员的档案正卷由所在监狱、劳教所的狱政科、管理科管理,副卷由所在的监狱、劳教所的大、中队管理。
  第十三条 罪犯和劳教人员调动、保外就医、监(所)外执行时,其单人档案管理:
  (一)罪犯和劳教人员调往其他监狱、劳教所时,档案应随人移交接收单位。移交前对档案应详细核对并逐卷登记造册(一式三份),双方办理交换手续,各存一份,报省级主管部门一份。
  (二)保外就医、监外执行、假释、刑满释放后仍需执行附加剥夺政治权利的罪犯单人档案,按以下情况分别处理。
  1、家住本省、自治区、直辖市的,其档案不得外转;
  在办理出监手续的同时,将原判法律文书(或抄件、复印件)、执行通知书(或抄件、复印件),出监鉴定表,一并及时送交执行地公安机关和人民检察院。
  2、家住外省、自治区、直辖市的,按调犯处理,其全部档案材料由原刑罚执行地劳改局移交给家属所在地的省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局指定的监狱,作为该单位的在押犯档案管理。
  3、劳教人员所外就医和所外执行时,其单人档案不得外转。
  第十四条 罪犯释放时,监狱、少年犯管教所应给当地公安机关一份判决书(或抄件、复印件)和出监鉴定表。
  罪犯释放和劳教人员解教时,档案不得外转。
  第十五条 罪犯、劳教人员档案按保管期限分年度排列,十年为一断号。



第五章 档案的借阅和统计

第十六条 外调人员要查阅罪犯和劳教人员档案时,必须持县(团)级以上机关的介绍信,办理借阅手续。查阅档案时,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾划、批注档案材料,以保持档案的整洁完好。
  第十七条 归还档案时要当面清查,如发现损坏的情况,应及时追查责任,认真处理。阅卷人摘抄的材料,经档案人员核对无误后,可签署意见,并经领导批准,加盖公章。
  第十八条 罪犯和劳教人员档案,原则上不外借。如有特殊情况需要外借的,需经单位主管领导批准。借出时要点交清楚,办理借阅手续,并限期归还。电话、信函查档,不予办理。
  第十九条 档案人员必须严格遵守保密制度,不得泄露档案内容,确保档案安全。
  第二十条 罪犯、劳教人员档案管理部门应编制检索工具和资料,以方便利用,提高效率。有条件的可利用微机检索。
  第二十一条 建立档案统计制度,对罪犯和劳教人员档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并每年向省级劳改局、劳教局档案部门报送档案基本情况统计表,进行必要的统计分析。



第六章 档案的保护和防护


第二十二条 省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局和监狱、劳教所的档案部门应设立专门档案库房,配备金属档案柜;档案库、办公室、阅卷室应分开设置。
  第二十三条 档案库应坚固耐用,做到防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防光、防尘;档案库房不得存放与档案无关的物品。严禁在库房内存放食品、杂物和枪枝弹药,严禁在库房周围存放易燃易爆物品。
  第二十四条 库房设施和安全措施应经常检查,保持库房内的清洁,库房的温度应保持在14℃-24℃,相对湿度在45%-60%。
  第二十五条 要不断地研究和改进档案保管方法和保管技术,添置必要的现代化设备,如温湿度计、去湿机、空调机、复印机、电子计算机等,逐步实现档案管理的科学化、现代化。
  第二十六条 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施,并进行修补和复制。
  第二十七条 档案管理人员调动工作时,应在离职前做好档案移交工作,办好交接手续。


第七章 档案的鉴定销毁和移交


第二十八条 罪犯和劳教人员档案管理部门应组织由办公室、狱政处(科)或管理科、档案人员组成鉴定小组,定期对保管期限已满的档案进行鉴定。
  第二十九条 销毁的档案应将其中的判决书、决定书、出监(所)鉴定表、释放、解教证明书存根和罪犯、劳教人员卡片留下,并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登记造册,经领导书面审批后,在符合保密条件下,由二人监销,并报上级主管单位档案部门备案。
  第三十条 对冤假错案人员在劳改、劳教期间形成的材料,应根据中央的有关规定分别处理:
  1、刑事判决书、执行通知书、劳动教养决定书、通知书、平反裁定书、决定书等法律文件,应立卷归档,送交省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局保存;
  2、其他材料清理登记,经单位领导批准后,一律销毁,销毁清册应存入本人档案。
  第三十一条 根据国家有关规定向有关档案馆移交档案。


第八章 卡片管理


第三十二条 罪犯、劳教人员卡片是罪犯、劳教人员档案和监(所)狱政、管理工作中不可缺少的一项基础业务建设,是用于准确掌握罪犯、劳教人员变动情况的工具,是代替表册的一种简便易查的档案索引,应与档案同样管理。
  第三十三条 罪犯、劳教人员卡片应由省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局规定式样、规格,统一印制。
  罪犯、劳教人员卡片分以下三种:
   1、罪犯和劳教人员卡片。内容包括:姓名、别名、曾用名、性别、出生地及出生年月日、籍贯、家庭住址、民族、文化程度,捕(劳教)前职业(以上部分简称 为捕、教前基本情况),案由(罪、错性质),主要罪行(违法事实)、原判(决定)机关、送押机关、刑期和劳教期起止日期,刑种、刑期劳教期变动情况,劳 改、劳教期间执行单位的变动情况。
  2、累犯、贯犯卡片。内容包括:除捕前基本情况外,还有历次犯罪案由,原判机关、原判刑期和改造场所等。
  3、技术犯卡片(监狱自存)。内容包括:除捕前基本情况外,还有历任技术职务,有何著作或发明创造等。
  需要填写卡片的技术罪犯是指:原系工程师、农艺师、会计师、主治医师、讲师、助理研究员以上或相当于上述职称的人员。
  第三十四条 罪犯、劳教人员卡片,可按其姓氏的字音统一采用汉语拼音的音序编排。
   第三十五条 罪犯、劳教人员卡片应由省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局和监狱、劳教所的档案机构分别管理。罪犯、劳教人员卡片由罪犯、劳教 人员所在的监狱、劳教所在收押罪犯和接收劳教人员后的一个月内填写两份,一份自存,一份报省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局。
  第三十六条 应切实做到人(指在押犯和在所劳教人员)、档、卡相符,监狱、劳教所的档案人员每半年与基层中队进行一次核对。
  第三十七条 罪犯、劳教人员在本省、自治区、直辖市范围内调动时,调出单位应及时在卡片上注明调出日期,并应在十日内报省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局。接收单位应及时建立调犯人员卡。
  各省、自治区、直辖市之间调动罪犯时,除按上述手续办理外,接收单位应在十日内建立卡片一式两份,一份自用,一份报送省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局。


第九章 附则

第三十八条 本规定自发布之日起施行,原公安部一九八二年制定的《劳改罪犯档案、卡片管理办法(试行)》同时废止。
  第三十九条 本规定未尽事项,各省、自治区、直辖市司法厅(局)劳改局、劳教局可根据本规定制定补充办法。
  第四十条 本规定由司法部负责解释。